Principal Software Empresarial Doc ou Docx? Qual formato de escritório usar

Doc ou Docx? Qual formato de escritório usar

'Não consigo abrir o documento que você me enviou!'

Esta tem sido uma reclamação frequente de usuários do Microsoft Office 2003 e de softwares de processamento de texto anteriores desde o lançamento da Microsoft Office 2007 e introduziu o formato .docx. 'No início de cada semestre, contratamos novos estagiários que são estudantes universitários', diz Matt Brownell, editor da Iniciativa de greves , uma empresa de marketing e relações públicas que lida principalmente com palestrantes, autores e consultores e usa o Microsoft Office 2003. 'Eles tendem a ter novos laptops e têm a versão mais recente do Office e nos enviam currículos que não podemos abrir . '



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Embora a Microsoft ofereça um programa de conversão gratuito que os usuários podem baixar de seu site, como muitos usuários do Office 2003, Brownell e seus colegas não estavam ansiosos para usar esta solução. Em vez disso, os estagiários em potencial deveriam reenviar seus currículos como arquivos .doc. Mas a Ictus tinha menos opções quando os clientes enviavam arquivos .docx. E, Brownell descobriu, o problema não se limitava ao Microsoft Word. Havia novos arquivos .pptx para PowerPoint e arquivos .xlsx para Excel também. “Outro dia, designei um projeto a uma estagiária para que ela produzisse uma planilha”, disse Brownell. 'Ele veio como um arquivo .xlsx. Nesse ponto, finalmente desisti e baixei o conversor, mas não fiquei feliz com isso. '



'Eu atualizei para Microsoft Office 2008 para Mac em 2008 ', diz Kimberly Hathaway, sócia-gerente da Hathaway PR . 'Mas o que era essa coisa de' X '? Era quase como se não devêssemos ter nos incomodado em fazer um upgrade. A maioria dos clientes de alta tecnologia tem o Office 2007, ela observa - mas eles representam apenas cerca de 10% de seus negócios. “Quanto ao resto, você realmente não sabe quem tem o novo Office e quem não tem”, diz ela. 'Trabalhamos muito com publicações regionais menores e elas não têm a versão mais recente do Office.' Um cliente, um advogado, está usando uma versão mais antiga do WordPerfect, apresentando outro conjunto de problemas.

'Não quero que minha agência pareça antiquada', diz Hathaway. Para ela, enviar arquivos .doc para usuários do Office 2007 traz riscos de enviar essa mensagem. 'Se eu vir que alguém está usando .docx, então eu envio um arquivo .docx.' Em caso de dúvida, ela envia um arquivo .doc para evitar constranger quem usa a versão mais antiga do Word. Para garantir que os arquivos estejam sempre nos formatos necessários, a política de sua empresa é salvar todos os documentos em três formatos: .doc, .docx e .pdf.



“De uma a três vezes por semana, temos um problema quando alguém se esquece e envia um arquivo .docx e temos que reenviar algo no formato antigo”, diz ela. 'É frustrante quanto tempo e energia são gastos na formatação estúpida.'

Por que a Microsoft adicionou o x

Para usuários como Hathaway e Brownell, o novo formato parece ter a intenção de causar irritação e forçar os usuários a atualizar mais cedo para o software mais recente. “Acho que houve uma descrença inicial entre os usuários de que não era compatível com a versão anterior”, diz Brownell. 'Presumimos que era um problema que seria corrigido. Se foi possível criar este novo formato, por que eles não puderam torná-lo compatível com versões anteriores? '



Mas criar um formato compatível com versões anteriores pode ter sido impossível, já que com .docx, pptx e .xlsx, a empresa estava fazendo uma mudança fundamental na forma como seus arquivos são criados. Os novos formatos de arquivo são baseados em Extensible Markup Language ou XML, um padrão de documento amplamente reconhecido.

Na verdade, a mudança para .docx, .pptx e .xlsx faz parte de uma mudança para um padrão mais aberto de formatação de arquivo para a Microsoft, permitindo que os desenvolvedores criem mais facilmente aplicativos que podem acessar dados dentro de documentos do Word (para transferência para um página da Web, por exemplo), e também para tornar mais fácil para outro software de processamento de texto abrir documentos do Word. Alguns afirmam que a Microsoft decidiu competir com os arquivos Open Document Format (.odf), um formato de código aberto que é popular, especialmente fora dos Estados Unidos. “Nosso software suporta arquivos .odf e .docx, e também .pdf”, responde Gray Knowlton, gerente de grupo de produto do Office para desenvolvedores da Microsoft. 'O movimento que fizemos é ser mais aberto e mais transparente.'

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E os arquivos baseados em XML têm outras vantagens, diz ele. Por um lado, eles são mais compactados do que os arquivos .doc. “Um documento do Word usando o formato .docx pode ter metade ou três quartos do tamanho de um arquivo .doc”, diz ele. 'Isso economiza espaço no disco rígido e largura de banda. Além disso, se você tentou abrir um arquivo corrompido em um formato .doc, o Word simplesmente não conseguiu abri-lo. Muitos dados foram perdidos dessa forma. Quando você abre um arquivo .docx que está corrompido, ele ainda será aberto e você poderá ver e usar todas as partes que não estão corrompidas. '

Dan Gookin, autor de Microsoft Word para leigos (que vem nas versões de 2003 e 2007) concorda que, embora frustre muitos usuários, o novo formato traz benefícios valiosos. 'Você não pode ficar com formatos de arquivo antigos para sempre', diz ele. E, ele acrescenta, 'Por ser tão flexível e atualizável, acho que eles ficarão com o formato .docx por muito tempo'.

Lidando com .doc e .docx

Se .docx veio para ficar, mas a maioria dos usuários ainda tem o Word 2003, qual é a melhor maneira de gerenciar conflitos de formato de arquivo? Aqui estão algumas estratégias que podem ajudar, dependendo da versão do Word que você está usando.

Se você usa o Word 2003:

Baixe o conversor.A maneira mais simples de lidar com .docx e outros arquivos baseados em XML é fazer o download gratuito do Microsoft conversor . Depois de instalado, o Office 2003 abrirá arquivos .doc, .xlsx e .pptx, com alguns segundos de pausa para conversão.
Use documentos do Google. Documentos Google irá abrir um arquivo .docx por meio de sua interface online. É gratuito, embora você precise criar uma conta do Google.
Experimente o Open Office.A versão atual do Escritório aberto pode abrir arquivos .docx e é gratuito.
Não compre o Office 2007.Com o lançamento do Office 2010 agendado para este verão, investir no Office 2007 faz pouco sentido neste momento. Por outro lado, se você estiver curioso, pode baixar gratuitamente um versão beta do Office 2010 para brincar.

Se você usa o Word 2007:

Defina .doc como seu formato padrão.“O formato mais recente é valioso e acho que todos deveriam mudar para ele eventualmente”, diz Gookin. 'Mas, por enquanto, você deve configurar o Office 2007 para salvar arquivos no formato .doc por padrão. Pessoas com a versão mais recente do Word podem abrir o formato mais antigo - e podem nem mesmo notar a diferença. '