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Como iniciar um programa de mentoria

Iniciando um programa de mentoria pode ser o mais próximo que você chegará de tomar uma decisão de negócios que tenha impacto exclusivamente positivo. O mentoreamento pode melhorar a satisfação e retenção dos funcionários, enriquecer a iniciação de novos funcionários, tornar sua empresa mais atraente para os recrutas e treinar seus líderes. E a melhor parte é que é grátis. Ao contrário de incentivos de aprendizagem semelhantes, como programas de treinamento ou oferta de pagamento de cursos, a tutoria utiliza os recursos que sua empresa já possui. Veja como começar.

Como iniciar um programa de mentoria: criando uma estrutura

O primeiro passo que qualquer pessoa que esteja pensando em iniciar um programa de mentoria deve dar é definir qual será o objetivo do programa. Se você está almejando taxas de retenção de minorias mais altas, seu programa será estruturado de maneira diferente do que se você estivesse tentando desenvolver líderes, ensinar uma habilidade específica ou dar as boas-vindas aos recém-chegados à sua organização.


A fim de desenvolver um programa que melhor se adeque ao objetivo do Morgan Stanley -; reter funcionárias em vendas -, Barbara Adolf, que desde então fundou uma consultoria de serviços humanos em Nova York, começou escolhendo um grupo de líderes de diferentes departamentos da empresa para fazer um brainstorming de um currículo e listar o que torna os funcionários bem-sucedidos na empresa, para sessões de mentoria. Visto que havia mais mulheres que queriam ser mentoradas do que mentoras disponíveis, os pupilos foram colocados em grupos com dois mentores como facilitadores.

Mas quando Michelle Ferguson, a vice-presidente sênior de operações internacionais da McGraw-Hill Education, desenvolveu um programa que originalmente tinha uma meta semelhante para seu programa de mentoria, ela acabou com um formato completamente diferente. Em seu programa, as mulheres podiam escolher seus próprios objetivos - qualquer coisa, desde equilíbrio entre trabalho / vida pessoal e perspicácia setorial específica; e a empresa combinava mentores e pupilos com base em quem poderia melhor ajudar a atingir os objetivos. Os mentores e pupilos se reuniram individualmente por entre uma e três horas por mês durante um ano. 'Não há fórmula mágica', diz a Dra. Lois Zachary, presidente de uma consultoria de desenvolvimento de liderança e mentoria chamada Serviços de Desenvolvimento de Liderança em Phoenix. 'Você tem que crescer, não há um modelo que você possa levar da empresa A para a empresa B.'



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Um fator vital para o desenvolvimento de um programa adequado à sua empresa é alinhar a estrutura do programa à cultura da empresa. Se sua empresa for extremamente formal, pode ser melhor ter um processo de inscrição formal, requisitos de tempo mínimo e durações definidas para o relacionamento de mentoria (normalmente as relações de mentoria duram entre seis meses e dois anos, dependendo do objetivo do pupilo). Se sua empresa for informal, pode ser normal combinar as pessoas e depois deixá-las resolver a logística. Mas é importante estabelecer pelo menos diretrizes mínimas. 'Se for muito informal, você não tem nenhum controle sobre ele e pode morrer com muita facilidade', diz Adolf. Não importa o grau de formalidade assumido por seu programa, você precisa de alguém para defender o projeto e verificar se suas diretrizes estão sendo seguidas.


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Como iniciar um programa de mentoria: emparelhamento

Algumas empresas, como a Morgan Stanley, usam mentoria em grupo. Outros usam mentoring de pares, trazem um especialista para mentoring facilitado, têm funcionários de nível inferior ensinando funcionários de nível superior em mentoring reverso, ou até mesmo usam um formato de speed dating para 'flash mentoring.' Mas o tipo mais comum de programa de mentoria são pares um-para-um e, portanto, o enigma mais comum é como unir pupilos e mentores.

'Como pesquisador, posso dizer que a melhor forma de combinar as pessoas é provavelmente a questão sobre a qual sabemos menos', diz Tammy Allen, professora de psicologia da Universidade do Sul da Flórida e coautora de Projetando Programas de Mentoreamento no Local de Trabalho: Uma Abordagem Baseada em Evidências . ' Você quase pode pensar nisso como algum tipo de serviço de encontros. Existem algumas empresas que realmente compram de fornecedores que criaram esses algoritmos que são usados ​​para combinar mentores e protegidos quase como um sistema eHarmony para namoro. ' Ela também viu empresas usarem processos aleatórios para correspondência, como escolher nomes de uma cartola. Mas ela diz que os programas nos quais os participantes participam são geralmente os mais bem-sucedidos.

Uma maneira de permitir a contribuição pode ser fazer com que mentores e protégés preencham uma folha de informações sobre o que eles esperam oferecer ou obter de um relacionamento de mentor. McGraw-Hill tem um sistema para fazer combinações de mentoria que inclui um questionário, entrevista por telefone e recomendação do comitê para cada mentor e pupilo. Outra forma pode ser oferecer ao mentor ou protégé várias opções para um parceiro e permitir que eles escolham uma. A Dra. Liz Selzer, consultora de uma consultoria sediada na Califórnia chamada The Mentoring Group, supervisiona o desenvolvimento de liderança para mais de 30.000 líderes no setor sem fins lucrativos. Ela sugere combinar pessoas com base em quem elas se dão melhor. “Se as pessoas se derem bem, vão ficar mais tempo na dupla”, diz ela.

Mas, para o caso de um par não clicar, uma das coisas mais importantes a lembrar é criar uma maneira para as pessoas saírem do relacionamento e encontrarem outro par sem ressentimentos. Uma maneira de fazer isso pode ser marcar um 'check-up' ou avaliação logo após o início do relacionamento. Se houver um problema sério, encontre um novo mentor para o pupilo.

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Como iniciar um programa de mentoria: treinamento


Você estabeleceu quais metas um programa de mentoria pode atingir para sua empresa, estabeleceu uma estrutura que se encaixa na cultura de sua empresa e agora está enviando seus pares para o trabalho. Se você deseja resultados positivos, é uma boa ideia ajudá-los a aprender o que 'mentoria' significa primeiro.

Existem muitos formatos que você pode usar para fazer isso. Você pode ter uma discussão em sala de aula, pode contratar alguém como Zachary para hospedar um 'treinamento de mentoria', pode falar com mentores e pupilos separadamente e depois reuni-los para discutir ou pode ir almoçar. Mas não importa como você faça isso, aqui estão os pontos que você deseja atingir durante o tempo de treinamento:

  • Explique por que a mentoria não é perda de tempo.

Quando Selzer foi designado seu primeiro mentor, ela pensou que seria uma perda de tempo. Felizmente, ela precisava participar para obter seu diploma de pós-graduação e logo aprendeu a ver o relacionamento como inestimável. “Comecei a perceber, uau, antes de ter um mentor, falava sobre não ser procrastinadora ou sobre mudar certas coisas, mas nunca fiz isso de verdade”, diz ela. 'A responsabilidade foi fundamental.'

Mesmo pessoas como Liz, que acabou dedicando sua carreira à mentoria, podem achar difícil ver o valor inicial em adicionar outro compromisso à sua agenda de sessões de mentoria. “Acho que um dos primeiros passos principais é apenas normalizar seu medo, sua frustração ou antecipação de [estranheza]”, diz ela. Embora ela tenha sido forçada a iniciar seu primeiro relacionamento de mentoria, ela não sugere que seu programa seja obrigatório. Em vez disso, explique às pessoas por que devem decidir participar. 'Você tem que ajudá-las a ter uma visão de por que isso é importante.'

Faça com que os líderes em sua empresa deixem claro que eles acham o programa importante e certifique-se de que eles próprios participem do programa, bem como incentivem outras pessoas a participarem. Encontre pessoas em sua empresa que estejam dispostas a compartilhar experiências de mentoria que tiveram um impacto positivo em suas carreiras.

  • Gerenciar expectativas.

'No mínimo, você realmente precisa gerenciar as expectativas com esses programas', diz Allen. 'Porque a palavra' mentoria 'tem muitas conotações associadas a ela. As pessoas podem pensar: 'esta é a pessoa que vai me promover, me consiga isso, me consiga aquilo', então é realmente importante identificar para os participantes quais são os objetivos e o que esperar, bem como não esperar, a partir dele.'

  • Sugira um formato.

Os pares de mentores podem escolher estruturar seu tempo de maneira diferente, dependendo de seus objetivos e preferências. Mas é útil, pelo menos, fazer uma sugestão de como os pares de mentores podem tirar o máximo proveito de seu relacionamento.
Zachary sugere que os relacionamentos de mentoria sigam este ciclo: preparação, estabelecimento de acordos, capacitação e encerramento. Na fase de preparação, o mentor e o pupilo conversam sobre suas expectativas, confidencialidade e os limites do relacionamento. Na fase de estabelecimento de acordos, o mentor ajuda o pupilo a traçar um plano, com tarefas claras, para atingir seu objetivo. A fase de habilitação é quando o trabalho acontece. O mentor apóia o pupilo no cumprimento de seu plano, bem como fornece feedback e prestação de contas. 'Eles fornecem um espelho para que a pessoa possa ver onde está e quais são as possibilidades', diz Zachary.

O encerramento é um final planejado para o relacionamento. É mais do que almoço. 'Você usa isso como uma oportunidade para refletir sobre sua aprendizagem, o que aprendeu sobre si mesmo como mentor ou pupilo, o que aprendeu sobre si mesmo através deste processo e como você aproveita o que aprendeu e use-o para elevar o nível e levá-lo ao próximo nível ', diz Zachary. Você também pode usá-lo como uma oportunidade para comemorar o sucesso.

Algumas tarefas específicas que você pode sugerir aos pares de mentores que definam um plano para atingir uma meta são fazer um diário, encenar ou fazer com que os mentores observem os pupilos em qualquer habilidade que eles estejam tentando melhorar, como liderar uma reunião e dar feedback.

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Como Iniciar um Programa de Mentoreamento: Chaves para o Sucesso

  • Comunicar .

Certifique-se de que todos em sua organização saibam que a mentoria está acontecendo. De preferência, os líderes da organização devem desempenhar um papel importante nisso. 'Você precisa ter certeza de que os executivos seniores da organização estão a bordo e fazem parte das comunicações que saem, que estão endossando o programa e, com sorte, também participando do programa: estão servindo como mentores, certificando-se de que todos saibam, ei, isso é algo importante para a empresa ', diz Allen.

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  • Incorpore mentoria em sua cultura.

Se o seu programa termina com um dia de treinamento e não tem o apoio claro de pessoas importantes em sua empresa, a reação que você pode obter, de acordo com Zachary, é: 'Bem, aí vem outra iniciativa de RH'. Comece seu programa gradualmente. “Não é apenas um spray e um tipo de oração onde você vai e dá aulas de mentoria uma vez”, diz ela.

  • Avalie .

Quando você encontrar uma meta, encontre uma maneira de medir se seu programa está ou não progredindo em direção a ela. Pergunte aos mentores e pupilos como foram suas experiências. Observe a produtividade e a melhoria mensurável nas áreas que seu programa tinha como objetivo.

Dig Deeper: mentores em mentores


Recursos


Um guia para se preparar para um relacionamento de mentor: http://www.abanet.org/lpm/lpt/articles/mgt08042.html

O guia do Grupo de Mentoria para uma mentoria eficaz: http://www.mentoringgroup.com/html/articles/mentee_41.htm

Quer ir além da sua própria empresa para uma experiência de mentoria? SCORE, um parceiro de recursos da U.S. Small Business Administration, ajudará você a obter um mentor gratuitamente: http://www.score.org/index.html

Nota do Editor: Procurando por Verificações de Antecedentes de Funcionários para sua empresa? Se desejar obter informações que o ajudem a escolher o que é certo para você, use o questionário abaixo para que nosso parceiro, BuyerZone, forneça informações gratuitamente:

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