O termo 'sistemas de sugestão de funcionários' refere-se a uma variedade de esforços que as empresas fazem para solicitar e utilizar contribuições de seus funcionários na esperança de obter economia de custos ou melhorar a qualidade do produto, eficiência do local de trabalho, atendimento ao cliente ou condições de trabalho. Esses esforços vão desde a simples colocação de caixas de sugestões em áreas comuns até a implementação de programas formais com comitês para revisar ideias e recompensas para aqueles que são adotados. As ideias geradas podem variar de simples melhorias na qualidade de vida no trabalho, como colocar uma geladeira na sala de café, a questões maiores de simplificação que podem economizar milhares de dólares por ano para a empresa, como trocar todos os telefones celulares dos vendedores de contratos individuais para um contrato em grupo com um fornecedor de desconto. 'Os programas de sugestão criam uma situação em que todos ganham', escreveu Kate Walter em HR Magazine . 'Mais envolvimento e contribuição para os funcionários e maior eficiência e redução de custos para os empregadores.'
'As empresas que estabelecem sistemas de sugestão eficazes estão descobrindo que os funcionários têm grandes ideias que podem reduzir custos, aumentar receitas, melhorar a eficiência ou produzir maior qualidade', disse Charles Martin, autor de Sistemas de sugestão de funcionários: aumentando a produtividade e os lucros . 'Os funcionários trabalham melhor em equipe e geralmente apresentam ideias em equipe. E eles começam a pensar mais como gerentes, olhando além do escopo de suas próprias funções. '
Algumas empresas presumem que, uma vez que cultivam um relacionamento aberto entre os funcionários e a administração, as ideias para melhorias surgirão informalmente, sem orientação explícita. Mas os especialistas observam que os sistemas de sugestões formais incentivam os funcionários a realmente pensar sobre seu trabalho e a querer participar da operação da empresa. Os sistemas de sugestões formais permitem que os funcionários saibam que suas ideias são valorizadas. Esses sistemas podem até aumentar a motivação e promover a lealdade e o trabalho em equipe entre os funcionários. E esses benefícios vêm além do impacto positivo que os sistemas de sugestões dos funcionários podem ter nos resultados financeiros de uma empresa. 'Não há como negar que o verdadeiro especialista é a pessoa que faz o trabalho; portanto, esse é o melhor lugar para ir quando houver necessidade de melhorias ', disse o consultor Tomas Jensen, presidente do Center for Suggestion System Development, a Susan Wells, publicado em HR Magazine . 'Milhões de dólares estão sendo economizados ouvindo o maior ativo da empresa - seus recursos humanos.' Wells prosseguiu discutindo um estudo da Employee Involvement Association (EIA), que revelou economias de mais de US $ 624 milhões em 2003 em 47 empresas nas quais 450.000 pessoas participaram de programas.
ELEMENTOS DE UM SISTEMA DE SUGESTÃO DE SUCESSO
'O objetivo de um sistema de sugestões bem-sucedido é explorar o reservatório de ideias e pensamento criativo de todos os funcionários para a melhoria do processo de trabalho e dos produtos', escreveu Robert F. Bell em Soluções IIE . 'Fazer isso requer a compreensão adequada do processo por todos, suporte administrativo do sistema, incentivo e recompensas significativas e uma estrutura para garantir que nada seja perdido.' Os elementos de um sistema de sugestões de funcionários bem-sucedidos podem ser divididos em quatro áreas principais: apoio à gestão, estrutura do programa, visibilidade e promoção do programa e reconhecimento e recompensas.
Suporte de gestão
O primeiro elemento de um sistema de sugestão de funcionários bem-sucedido é demonstrar a adesão da alta administração. Os gerentes devem mostrar entusiasmo e compromisso com o programa para gerar os resultados desejados. O proprietário de uma pequena empresa pode começar compartilhando sua visão da empresa com os funcionários. Os funcionários que entendem a missão geral da empresa têm maior probabilidade de apresentar ideias valiosas que ajudarão a empresa a atingir seus objetivos. A próxima etapa pode ser garantir que os gerentes de linha apóiem o sistema de sugestões e não se sintam ameaçados por ele. Também é importante que os gerentes levantem o assunto com frequência nas reuniões e incorporem os resultados positivos das sugestões dos funcionários em relatórios de progresso periódicos. Os gerentes também devem ser incentivados a apresentar sugestões eles próprios, embora geralmente não devam ser recompensados por ideias que se enquadram em suas responsabilidades normais de planejamento estratégico.
Estrutura do Programa
O próximo elemento de um sistema de sugestões de funcionários de sucesso é a estrutura. Os especialistas recomendam atribuir a responsabilidade pelo desenvolvimento e implementação do programa a um único administrador. Essa pessoa deve começar selecionando um comitê de funcionários - de todas as partes da organização e representando vários grupos demográficos - para ajudar a administrar as várias fases. O administrador e o comitê de funcionários devem então desenvolver regras claras para orientar os esforços dos funcionários no fornecimento de sugestões. Os programas de sugestão tendem a ter mais sucesso quando os funcionários são encorajados a fazer sugestões razoáveis dentro dos parâmetros de sua própria experiência de trabalho. “O verdadeiro objetivo é gerar o máximo de ideias possível e, com o tempo, melhorar a qualidade das sugestões por meio de feedback e incentivo”, observou Bell. É importante desenvolver uma declaração de política clara que cubra todos os aspectos do programa de sugestões e certifique-se de que os gerentes e funcionários o entendam. Se os funcionários considerarem o processo aberto e honesto, isso ajudará a eliminar qualquer suspeita sobre como as ideias são revisadas e recompensadas.
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Visibilidade do programa
Outro elemento importante de programas de sugestão de funcionários bem-sucedidos é a visibilidade. Afinal, não se pode esperar que os funcionários participem de um programa se não forem informados disso. Os especialistas recomendam o lançamento de programas de sugestões de forma altamente pública, com anúncios, boletins informativos, festas, etc. Os funcionários devem sair com a ideia de que a administração pretende dar plena consideração a todas as sugestões e planos para agir sobre as melhores em tempo hábil. O próprio sistema de sugestões também deve ser amplamente divulgado e promovido. Exemplos de sistemas possíveis incluem a caixa de sugestões familiar com formulários escritos; o quadro de avisos antiquado para postar ideias e resultados; uma linha telefônica gratuita especial para permitir que os funcionários façam sugestões por telefone; ou sistemas mais sofisticados baseados em e-mail ou publicações em um site dedicado. Uma vez que o sistema tenha sido introduzido, é importante acompanhar as atividades promocionais em andamento para manter o interesse dos funcionários.
Reconhecimento e recompensas
Outro elemento vital dos sistemas de sugestão de funcionários bem-sucedidos é reconhecer os participantes e recompensar as boas ideias. Os funcionários são muito mais propensos a participar de um programa de sugestões se as ideias que enviarem receberem respostas rápidas e atenciosas da gerência. Os especialistas recomendam definir um cronograma no qual será confirmado o recebimento de uma ideia (variando de 24 horas com os sistemas eletrônicos a uma semana com os sistemas mais tradicionais). Em seguida, os funcionários devem ser notificados dentro de 30 dias se suas idéias serão ou não adotadas. Mesmo nos casos em que uma ideia não é utilizada, o colaborador que a apresentou deve ser agradecido pela participação no programa. Pode ser útil fornecer uma recompensa pequena e tangível para os funcionários que enviarem uma ideia ao sistema de sugestões pela primeira vez, como uma camiseta, caneta ou guarda-chuva.
Para garantir o sucesso de um sistema de sugestões, também é importante divulgar as sugestões utilizadas e seu impacto positivo na empresa. Uma maneira de fazer isso pode ser realizar um jantar anual em homenagem às pessoas que fizeram sugestões ao longo do ano. Muitas empresas também estabelecem sistemas de recompensa para as idéias dos funcionários que levam à redução de custos ou melhorias de processo. Por exemplo, algumas empresas distribuem uma fração de todas as economias fornecidas pelo sistema de sugestões de funcionários como parte de seus programas anuais de participação nos lucros. Os especialistas reconhecem que pode ser complicado desenvolver um sistema de recompensa apropriado que reconheça as contribuições valiosas dos funcionários sem criar ciúme e ressentimento entre os colegas. Alguns sugerem que essa tarefa pode ser melhor delegada a um comitê consultivo de funcionários. A chave é avaliar as ideias com base em fatores como inovação e engenhosidade, bem como valor monetário ao estabelecer recompensas.
RAZÕES COMUNS FALHA NO SISTEMA DE SUGESTÃO
“Em algumas empresas, os funcionários enviam uma enxurrada de ideias úteis para a alta administração. Em outros, o fundo das caixas de sugestões está coberto de poeira ', escreveu um colaborador do Mulher Executiva . 'Qual é a diferença? Não é a qualidade dos funcionários, mas a qualidade da liderança que recebem. ' Existem vários motivos pelos quais os sistemas de sugestões podem não gerar uma resposta positiva entre os funcionários. Em seu artigo para Soluções IIE , Bell descreveu vários problemas comuns que as empresas enfrentam na implementação e administração de sistemas de sugestões.
Por exemplo, os funcionários podem relutar em oferecer sugestões se acreditarem que a administração não está realmente interessada em suas idéias. Se a empresa fizer apenas um convite morno para sugestões ou criar uma atmosfera que possa ser percebida como intimidadora, é improvável que as sugestões dos funcionários sejam divulgadas. A empresa provavelmente teria problemas semelhantes para obter sugestões se a administração não tivesse certeza de quem foi convidado a participar do programa ou se colocasse regras rígidas demais sobre a participação.
Outros problemas comuns com os sistemas de sugestão de funcionários envolvem a resposta da administração às sugestões. É improvável que os funcionários participem do programa se sentirem uma resposta lenta ou nenhuma resposta às suas sugestões. Um sistema de sugestões também falhará se não houver uma explicação clara da aceitação ou rejeição das sugestões, ou se os funcionários perceberem que a administração está fazendo julgamentos tendenciosos sobre quais sugestões aprovar. Finalmente, os sistemas de sugestão tendem a criar problemas para uma organização quando as recompensas oferecidas por boas ideias são inconsistentes ou imprevisíveis.
BIBLIOGRAFIA
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quanto vale a charlie wilson
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Walter, Kate. 'Idéias de funcionários ganham dinheiro.' HR Magazine . Abril de 1996.
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