Principal Pista Do início ao fim: o guia de 5 etapas para liderar uma reunião de sucesso

Do início ao fim: o guia de 5 etapas para liderar uma reunião de sucesso

Para alguns empresários, reuniões equivalem a exercícios, não são divertidas, mas você sabe que são necessárias. Às vezes, as reuniões são rápidas e diretas e outras vezes ocupam boa parte do seu dia. Mas, não importa quanto tempo dure a reunião, o mais importante é o que você ganha com ela.

Você tem prazos a cumprir, toneladas de tarefas a serem concluídas e uma equipe inteira para gerenciar. Tempo é dinheiro e, se não administradas corretamente, as reuniões podem consumir muitas horas preciosas. Para ajudá-lo a obter o máximo das reuniões de equipe, você e seus funcionários podem seguir este guia de cinco etapas. Você notará rapidamente que você e sua equipe conduzirão reuniões mais produtivas com mais frequência.



quão grande é robert irvine

1. Desenvolva e distribua uma agenda.

Preparar uma agenda de reunião com antecedência permite que você estabeleça um plano de jogo sólido. Você pode listar todos os itens importantes que deseja discutir e as metas que gostaria de atingir no final da reunião. Torne-o conciso e até mesmo insira espaços em branco para coisas que você gostaria de saber.



No verso da agenda, você pode fazer uma lista de espaços em branco numerados para itens de ação. Isso permite que os participantes da reunião escrevam tudo o que precisam para agir como resultado da reunião e mantém tudo em um só lugar.

Assim que a agenda for finalizada, envie-a para sua equipe. Eles serão capazes de ver exatamente o que você deseja discutir, que perguntas você pode ter e que tipo de idéias ou preocupações eles podem querer trazer à tona. Uma agenda ajuda todos a se sentirem organizados sobre o que esperar e o que será esperado deles durante a reunião.



2. Planeje com base na agenda.

A agenda é simplesmente uma lista de pontos de discussão. É essencial que todos revisem a agenda antes da reunião para preparar uma lista de perguntas, respostas ou conselhos ao lado de cada item. Isso manterá todos no tópico, discutindo tudo o que precisa ser discutido antes de passar para o próximo item da agenda.

No final de cada tópico, pergunte a todos: 'Alguém tem alguma pergunta antes de prosseguirmos?' Esta é a chance de levantar quaisquer outras questões enquanto a informação ainda está fresca na mente de todos.

3. Vá 'escuro' antes de cada reunião.

Incentive sua equipe a levar sua agenda com eles e ficar 'escuro', ou afaste-se das distrações, para se concentrar em trazer atualizações e novas ideias para a mesa. Por exemplo, quando você decidir fazer uma reunião de brainstorming, peça a todos que dediquem de 10 a 15 minutos ao brainstorming pouco antes da reunião para preparar uma lista de ideias a serem discutidas. Eles podem até mesmo adicionar suas idéias e notas à sua cópia da agenda como um guia de referência rápida.



Isso permitirá que você e sua equipe entrem direto na reunião e percorram a mesa para discutir as ideias enquanto elas estão na cabeça. Em vez de esperar longos períodos até que a próxima pessoa fale, todos estarão preparados para conversar sobre ideias e você terá uma chance muito maior de decidir o melhor curso de ação no mesmo dia. A energia na sala será contagiante e você ficará feliz em ver como essas reuniões podem se tornar muito mais produtivas.

4. Elimine distrações externas.

As reuniões são criadas para dedicar um certo tempo para discutir assuntos importantes. Respeite esse tempo, não trazendo nenhuma distração externa com você, como seu telefone ou laptop. Caso contrário, os colegas podem achar que é rude ou desrespeitoso vê-lo digitando ou verificando constantemente o telefone.

No entanto, como algumas pessoas podem precisar de um dispositivo eletrônico para fazer anotações ou monitorar o e-mail, certifique-se de mantê-lo em uma configuração silenciosa para que nenhuma notificação seja desligada. Além disso, se você trouxer dispositivos eletrônicos, diga a todos no início da reunião que os usará para fazer anotações. Por não trazer dispositivos ou avisar as pessoas com antecedência sobre o motivo de você estar trazendo um dispositivo, evitará que os colegas se perguntem se você está prestando atenção.

5. Encerre as reuniões repetindo as principais lições.

Como líder da reunião, certifique-se de usar os últimos cinco minutos de cada reunião para resumir rapidamente as principais conclusões. Isso ajuda a tornar cristalinas as informações mais importantes. Repetir o que se espera que todos façam ou apresentem na próxima reunião é uma ótima maneira de encerrar uma reunião e manter todos concentrados.

Extrair valor das reuniões deve ser a principal prioridade, não faça reuniões para assuntos que você pode discutir rapidamente por telefone ou e-mail. Certifique-se de que suas reuniões sejam organizadas para tópicos de discussão importantes e alta produtividade. Faça com que sua equipe o ajude a usar esse tempo com sabedoria para trabalhar em conjunto e passar pelos projetos sem problemas.