1 Email que cada líder remoto deve enviar todas as semanas

Trabalho remoto há cerca de três anos e aprendi a ser produtivo quando estou em casa e também a gerenciar equipes remotas como fundador de uma empresa. Mas, para ser honesto, demorei muito para descobrir como tornar o trabalho remoto eficaz. Eu estava tão acostumado a ser interrompido em todas as etapas do processo com comunicação em tempo real e e-mail que presumi que era assim que as coisas eram para todos.

Quando eu estava trabalhando sozinho e comecei a diagnosticar o problema de ser interrompido o tempo todo, descobri que a maior parte do meu tempo improdutivo era gasto dando e coletando atualizações de status de todos com quem estava trabalhando. Quanto menos informadas as pessoas - especialmente as que ocupavam cargos de liderança - sobre o que eu estava fazendo, mais e-mails, mensagens de texto e mensagens de chat elas me enviavam. Alguns líderes concordam em não estar por dentro, mas alguns ficam impacientes se não ouvirem de você a cada duas horas. Foi uma perda de tempo para todos.

Então, fiz uma mudança que teve um grande impacto. Comecei a enviar um e-mail todas as segundas-feiras de manhã com o assunto 'Meu plano da semana'. Neste e-mail, gostaria de dizer aos destinatários exatamente quais são meus planos para a semana e perguntar se eles têm alguma dúvida ou algum ajuste que gostariam de fazer em minhas prioridades.

Se parece com isso:

Olá a todos - Minha prioridade esta semana será me concentrar na publicação de postagens em blogs e na finalização de nosso plano de marketing e parceria.

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Aqui estão algumas atividades nas quais irei trabalhar:

• Publique o artigo 'diretrizes para trabalhar em casa' na intranet.

• Crie um rascunho do plano de marketing que discutimos na semana passada, com a intenção de obter aprovação até o final desta semana.

• Tenho várias reuniões com nossos parceiros esta semana. Vou enviar um resumo dessas discussões.

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Obrigada! Se você tiver alguma dúvida ou quiser ver algum ajuste em minha prioridade, entre em contato.

Obrigada!

- Robbie

Dependendo das atividades daquela semana, eu também incluiria uma seção 'o que terminei na semana passada'. Essa seção se parece com isto:

Na semana passada, consegui publicar a postagem remota do blog, falar com três de nossos parceiros e terminei um bom rascunho de nosso plano de marketing que discutimos na semana passada. Eu esperava ter finalizado o plano de marketing, mas ainda estou esperando Suzy voltar das férias e vou revê-lo com ela quando ela voltar esta semana.

Este é um e-mail útil para enviar aos clientes, mas também é útil internamente. Se você for o fundador ou CEO da empresa, seu e-mail para a equipe seria assim:

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Olá a todos - Aqui estão nossas prioridades e orientações para esta semana.

Precisamos aumentar as vendas de nosso estoque excedente. A equipe de marketing pode montar um plano para vender todo o estoque não utilizado que temos em nosso depósito? Se não vendermos em 30 dias, teremos que descartar o estoque.

Nossas campanhas de e-mail estão indo muito bem. Vamos fazer mais deles. Vamos passar de 1 e-mail por semana para 2 e-mails por semana.

Cancele todas as reuniões desnecessárias não relacionadas às metas de vendas nos próximos 30 dias. Estamos em um momento crítico e gostaria que nos concentrássemos nos ajustes que podemos fazer. Sei que alguns de vocês também têm reuniões importantes comigo, mas se não for relacionado a vendas, por favor, reagende o convite por enquanto.

- Robbie

Você também pode pedir à sua equipe para enviar atualizações semanais semelhantes sobre o que eles realizaram e seus planos para a próxima semana.

Quando minha equipe e eu enviamos e-mails como este, clientes e colegas de equipe geralmente adoram. Isso reduz sua ansiedade e lhes dá mais visibilidade sobre o que cada pessoa está focando. Além disso, as interrupções diminuem significativamente porque o destinatário fica seguro de que você está por dentro de tudo e não precisa de um lembrete para trabalhar o tempo todo.

Este único e-mail pode economizar muito tempo para sua empresa.