Percebi recentemente que a tendência da geração Millennial de evitar o telefone está se espalhando rapidamente para pessoas de todas as idades. Tudo começou com smartphones. Mensagens de texto substituídas deixando mensagens de voz e conversas inteiras agora acontecem com nossos polegares. Ligar para alguém agora está em baixa na lista de prioridade de comunicação e até mesmo frequentemente desacreditado.
Certamente, a comunicação escrita tem suas vantagens.
- Você pode transmitir sua mensagem estando a outra pessoa disponível ou não.
- Você pode responder sem se preocupar com fusos horários ou padrões de sono.
- Você não precisa perder tempo com fofocas indesejáveis.
Mas o telefone tem benefícios que o texto e o e-mail nunca irão superar. Ainda é uma ferramenta importante para a etiqueta empresarial e deve ser considerada igualmente no ambiente de comunicação de hoje. Aqui estão 10 cenários em que um telefonema funciona melhor.
1 Quando você precisa de uma resposta imediata
O problema com texto ou e-mail é que você nunca sabe quando alguém vai entrar em contato com você. Você gosta de pensar que a outra pessoa está sentada esperando pela sua mensagem, mas nem sempre isso é verdade. Hoje em dia, quando alguém vê seu nome no telefone tocando, sabe que você está fazendo um esforço extra para falar com essa pessoa. Claro, se eles estiverem realmente ocupados, em uma reunião, dormindo ou se escondendo de você, o identificador de chamadas os avisará e você irá para o correio de voz, que eles raramente verificam de qualquer maneira. Pelo menos agora você pode se expressar com emoção sincera .
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dois. Quando você tem complexidade com várias pessoas
Minha esposa Van estava coordenando recentemente um compromisso no exterior para mim e havia seis pessoas diferentes em vários fusos horários envolvidas na logística. Depois de cinco conversas enigmáticas por e-mail que criaram mais confusão, ela estava literalmente gritando com o computador. Finalmente, sugeri uma chamada em conferência. Em 30 minutos, todas as perguntas foram respondidas, todos estavam alinhados e Van passou de frustrado a aliviado. Ela agora é uma defensora do telefone recém-recrutada.
3 Quando você não quer um registro escrito devido à sensibilidade
Você nunca sabe quem verá um e-mail ou uma mensagem de texto. É verdade que as ligações podem ser gravadas ... mas não legalmente na maioria dos estados sem notificação prévia ou ordem do juiz. A menos que você se sinta absolutamente confortável com a possibilidade de sua mensagem chegar às mãos de qualquer pessoa, é melhor usar o telefone para conversas que requeiram discrição.
Quatro. Quando o tom emocional é ambíguo, mas não deveria ser
Às vezes, um rosto sorridente não é suficiente para transmitir uma emoção real. Os emoticons ajudam a enquadrar amplamente o contexto emocional, mas quando os sentimentos das pessoas estão em jogo, é melhor deixá-las ouvir exatamente de onde você vem. Caso contrário, eles irão naturalmente presumir o pior .
5 Quando há confusão consistente
A maioria das pessoas não gosta de escrever e-mails longos e a maioria não gosta de lê-los. Portanto, quando há muitos detalhes que criam confusão, as ligações funcionam de forma eficiente para trazer clareza. Em primeiro lugar, você pode falar cerca de 150 palavras por minuto, e a maioria das pessoas não digita tão rápido. Em segundo lugar, as perguntas podem ser respondidas no contexto para que você não termine com uma trilha interminável de perguntas e respostas.
6 Quando há más notícias
Isso deveria ser óbvio, mas infelizmente muitas pessoas farão uma abordagem covarde ao compartilhar notícias difíceis. Não seja uma dessas pessoas insensíveis. Faça isso sobre a outra pessoa e não sobre você. Humanize a situação com empatia que eles possam ouvir.
7 Quando há notícias muito importantes
Bom ou ruim, se houver significado para a informação, o receptor precisa entender a importância além de um duplo ponto de exclamação. Provavelmente, eles terão perguntas imediatas e você deve estar pronto para fornecer contexto para evitar conclusões indesejadas .
8 Quando o agendamento é difícil
Depois de ir e voltar várias vezes com a assistente de um colega tentando encontrar uma data e hora disponíveis, finalmente liguei para ela. Agora eu não precisava me preocupar se o intervalo de tempo estaria preenchido no momento em que ela lesse meu e-mail. Acabamos de falar com os calendários nas mãos e completamos em cinco minutos o que havia nos exasperado em três dias. Mais tarde naquele dia, vi um de meus amigos foodies passar 20 minutos frustrados usando o Open Table e finalmente sugeri que ele simplesmente ligasse para o restaurante. Em três minutos, ele fez uma reserva e deu um sorriso ligeiramente constrangido.
9 Quando há um indício de raiva, ofensa ou conflito na troca
Muitas vezes, as mensagens escritas podem ser interpretadas de forma errada. Se você vir uma mensagem que sugere qualquer tipo de problema, não deixe que ela apodreça - ou pior, tente consertá-la - com uma comunicação menos emocional. Pegue o telefone e resolva o problema antes que ele saia de controle.
10 Quando um toque pessoal se beneficiará
Sempre que você quiser se conectar emocionalmente com alguém e não for possível cara a cara, use o telefone. Deixe que eles ouçam o cuidado em sua voz e a apreciação em seu coração.
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